Organizacja eventu to skomplikowany proces, wymagający nie tylko wizji i kreatywności, ale także doskonałej logistyki i zdolności do zarządzania wieloma elementami naraz. Kluczowym aspektem każdego wydarzenia są dostawcy - od cateringu, przez dekoracje, po technologię. Niestety, nie zawsze współpraca z nimi przebiega bezproblemowo. Właśnie wtedy wkracza agencja eventowa, która może uchronić Cię przed wieloma niedomówieniami pomiędzy Tobą, a Twoim dostawcą. Dziś przedstawimy Wam najczęstsze problemy, które możecie napotkać oraz sposoby, jak agencja eventowa może im zapobiec.

Brak komunikacji

Wyobraź sobie, że dzwonisz do kilku dostawców, a część z nich w ogóle nie odpowiada. Inni zwlekają z odpowiedzią tygodniami lub nie mają wolnych terminów. Taka sytuacja może być frustrująca, szczególnie gdy czas nagli.

Agencja eventowa ma dostęp do szerokiej bazy sprawdzonych partnerów, z którymi współpracowała wcześniej. To oznacza, że komunikacja jest szybka, a terminy – dostosowane do Twoich potrzeb. W razie nagłej zmiany agencja błyskawicznie znajdzie alternatywę.

Podwyższanie cen

Wielu dostawców, widząc, że klient reprezentuje znaną markę lub duży budżet, decyduje się na zawyżanie cen. Taka praktyka jest niestety dość powszechna w branży eventowej.

Agencja eventowa negocjuje ceny w Twoim imieniu, korzystając z długofalowych relacji i sprawdzonych kontaktów. Dzięki temu masz pewność, że otrzymujesz uczciwą ofertę, bez ukrytych kosztów czy sztucznie zawyższonych stawek.

Niedotrzymanie ustaleń

Zdarza się, że dostawca zrealizuje projekt, który będzie niezgodny z Waszymi ustaleniami. Może to być zły kolor dekoracji, nieodpowiedni układ stołów czy opóźniona dostawa sprzętu. Tego rodzaju sytuacje psują całe wydarzenie i generują dodatkowy stres.

Agencja eventowa pełni rolę koordynatora, który dopilnuje, by każdy element był zgodny z planem. Dzięki swojemu doświadczeniu potrafi przewidzieć potencjalne problemy i szybko je rozwiązać, zanim wpłyną na przebieg eventu.

Brak elastyczności

Eventy to dynamiczne przedsięwzięcia, gdzie zmiany w planie są na porządku dziennym. Niestety, niektórzy dostawcy są mało elastyczni i nie chcą dostosować się do nowych warunków.

Profesjonalna agencja eventowa współpracuje z partnerami, którzy rozumieją, że kluczowa jest zdolność do adaptacji. Co więcej, agencja może negocjować zmiany w umowach i harmonogramach, zapewniając płynność działań.

Brak odpowiedzialności

W przypadku problemów dostawcy często umywają ręce, pozostawiając Cię z nierozwiązanym problemem.

Agencja eventowa przejmuje pełną odpowiedzialność za przebieg wydarzenia. Jeśli coś pójdzie nie tak, to agencja będzie pierwszą, która znajdzie rozwiązanie i zapewni, że event zakończy się sukcesem.

Podsumowanie

Organizacja eventu wymaga czasu, energii i umiejętności zarządzania. Współpraca z profesjonalną agencją pozwala zaoszczędzić nie tylko czas, ale również nerwy i pieniądze. Agencja eventowa to Twój partner, który:

• Zna rynek i współpracuje wyłącznie z najlepszymi dostawcami.

• Dba o szczegóły, eliminując potencjalne problemy.

• Zapewnia wsparcie na każdym etapie organizacji wydarzenia.

Nie pozwól, by grzechy dostawców wpłynęły na jakość Twojego wydarzenia. Postaw na współpracę z ekspertami, którzy zadbają o każdy szczegół i sprawią, że Twoi goście będą zachwyceni. 

Skontaktuj się z nami już dziś i przekonaj się, jak możemy pomóc w realizacji Twoich planów!